Het documentatiecentrum is toegankelijk voor alle leden van de RVCCB en voor personen die wetenschappelijk werk kunnen aantonen.

In geval van publicatie van kopieën moet de oorspronkelijke bron, zo niet de Royal Veteran Car Club Belgium vermeld worden.

Het documentatiecentrum zal toegankelijk zijn:
de 1ste woensdag van elke maand van 10u tot 15u30 na een voorafgaande schriftelijke afspraak met het secretariaat met vermelding van het onderwerp dat men zoekt.

De collecties en het register kunnen ter plaatse geraadpleegd worden in bijzijn van een afgevaardigde van het documentatiecentrum. Met het oog op de bescherming van de documenten is alleen de afgevaardigde van het documentatiecentrum bevoegd om te beslissen over de technische mogelijkheid om de documenten te kopiëren. Indien kopiëren niet mogelijk is dan blijft fotograferen de enige mogelijkheid. De documenten moeten met zorg behandeld worden.

Er wordt 1 euro gevraagd voor 10 fotokopieën. Geen enkel document mag uitgeleend worden. De bezoekers worden verzocht spontaan hun geopende tas te tonen aan de afgevaardigde na het einde van de consultatie.